Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika w 2023?

Bez dobrych pracowników trudno odnieść sukces w biznesie. Doskonale wiedzą to pracodawcy i dlatego starają się znaleźć najlepsze osoby do zatrudnienia. Niestety, wydatki związane z zatrudnieniem pracownika są coraz wyższe. Z danych Eurostatu wynika, że w III kwartale 2022 roku całkowity koszt pracodawcy związany z własnym pracownikiem wzrósł o 13,3% w ujęciu rocznym. Kwartał wcześniej ten wzrost osiągnął poziom 11%. Główny wpływ na to miała nie tylko kwota wynagrodzenia, ale i koszty pozapłacowe [1]. Niestety, w 2023 roku koszty zatrudnienia pracownika znowu rosną.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – jakie elementy na to wpływają?

Całkowity koszt pracodawcy związany z zatrudnieniem osoby na dowolne stanowisko to nie tylko wydatki na wynagrodzenia pracownika. Sprawa jest o wiele bardziej skomplikowana. Koszt zatrudnienia pracownika to tak naprawdę cały pakiet wydatków, które po zsumowaniu mogą być naprawdę dużym obciążeniem dla budżetu firmy. Przypomnijmy, że już samo wynagrodzenie mocno rosło w ostatnich latach i nie chodzi tu o wynagrodzenie minimalne.

Na przykład w październiku 2022 roku przeciętne wynagrodzenie brutto było o 13% wyższe od wynagrodzenia w analogicznym okresie 2021 roku [2]. Pracodawca musi jednak zwrócić uwagę, że rosną także obciążenia pozapłacowe, czyli różne składki i opłaty do instytucji państwowych. Takich opłat nie jest wcale mało. Wymieniamy je poniżej.

Składki na Fundusz Pracy

Fundusz Pracy jest tzw. funduszem celowym. Środki zgromadzone na tym funduszu pozostają do dyspozycji ministra, który zajmuje się m.in. kwestiami związanymi z polityką społeczną i zatrudnieniem. Fundusz Pracy to składka obowiązkowa, którą pracodawca opłaca za:

• osoby zatrudnione na postawie umowy o pracę;
• osoby wykonujące pracę nakładczą;
• osoby pracujące na podstawie umowy zlecenie;
• pracowników pobierających stypendia sportowe;
• pracowników otrzymujących świadczenie górnicze, górniczy zasiłek socjalny, wynagrodzenie przysługujące w okresie świadczenia górniczego, stypendium na przekwalifikowanie lub kontraktu szkoleniowego.

Składki na Fundusz Pracy nie obowiązują, gdy przedsiębiorca opłaca składki od preferencyjnej podstawy, czyli od 30% minimalnego wynagrodzenia i jest to dla niego jedyny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego oraz rentowych. Taka składka nie obowiązuje także w przypadku osób fizycznych, którzy nie zatrudniają żadnego pracownika na podstawie umowy o pracę, a jedynie na podstawie umów cywilnoprawnych.

W 2023 roku składka na Fundusz Pracy wynosi 1% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) to kolejny fundusz celowy. Składają się na niego pracodawcy, a pieniądze są wypłacane z tego funduszu pracownikom, gdy ich pracodawca nie jest już w stanie wywiązać się z roszczeń zatrudnianych przez siebie osób, a firma zostaje postawiona w stan likwidacji. Takie wynagrodzenie może obejmować pieniądze za czas przepracowany, za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za czas choroby i urlopu, z tytułu oprawy itp.

Pracodawca opłaca składkę na FGŚP za osobę:

• wykonującą pracę z tytułu umowy o pracę;
• wykonującą pracę z tytułu umowy o pracę nakładczą;
• pracującą na umowę zlecenie;
• wykonującą pracę na rzecz rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych itp.

Ta składka nie dotyczy osób pracujących jako pomoc domowa.

W 2023 roku składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych to 0,10% kwoty, od jakiej oblicza się składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki na Fundusz Solidarnościowy

Fundusz Solidarnościowy powstał z przekształcenia Solidarnościowego Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, który funkcjonował do 21 grudnia 2019 roku. W przypadku Funduszu Solidarnościowego obowiązują te same zasady jak przy Funduszu Pracy i za te same osoby odprowadza się składki. Ich wysokość oblicza się łącznie ze składkami na Fundusz Pracy: 1% + 1,45%.

Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych

Jak sama nazwa wskazuje, Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) został utworzony po to, żeby wspierać wypłacanie emerytur pomostowych. To rodzaj świadczenia, z którego mogą skorzystać osoby, które urodziły się po 31 grudnia 1948 roku i pracowały w szczególnych warunkach lub wykonywały pracę o szczególnym charakterze (np. praca pod ziemią, ciężka praca fizyczna, praca na wodzie lub pod wodą).

Obowiązek płacenia składek na Fundusz Emerytur Pomostowych istnieje od 2010 roku. Pracodawca opłaca go za osoby, które spełniają dwa następujące warunki:

• urodziły się po 31 grudnia 1948 roku;
• wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Do tego takie składki obejmują również osoby wykonujące prace górnicze. Pracodawca ma obowiązek opłacać składkę na FEP od dnia, w którym pracownik zaczął pracować w trudnych i szczególnych warunkach.

Składka na Fundusz Emerytur Pomostowych wynosi 1,5% podstawy jej wymiaru.

Ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenie rentowe

Duża część wydatków przy zatrudnieniu pracownika to ubezpieczenie społeczne. Składkę wpłaca się również tutaj do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Czym jest ubezpieczenie społeczne. To obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenie rentowe. Do takiego ubezpieczenia zgłasza pracownika pracodawca.

Obowiązek ubezpieczenia emerytalnego i rentowego dotyczy osób:

• zatrudnionych na postawie umowy o pracę;
• wykonujących pracę nakładczą;
• pracujących na postawie umowy zlecenia;
• prowadzących pozarolniczą działalność;
• będących doktorantami;
• przebywających na urlopie wychowawczym itd.

W 2023 roku składki na ubezpieczenia społeczne wynoszą:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy;
• ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy.

Ubezpieczenie wypadkowe

Ubezpieczenie wypadkowe również należy do ubezpieczeń społecznych. Do środków z tego funduszu ma prawo każdy, kto opłacał ZUS i obecnie utracił zdolność do pracy albo nabawił się choroby zawodowej. Składkę na ubezpieczenie wypadkowe zawsze płaci pracodawca i to on zajmuje się wszelkimi formalnościami związanymi z tym świadczeniem. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 20 osób, wtedy świadczenie chorobowe lub rehabilitacyjne wypłaca ZUS.

Koszty pracodawcy w przypadku ubezpieczenia wypadkowego są różne, ponieważ jego wysokość zależy od liczby osób ubezpieczonych oraz branży, w której działa firma. W 2023 roku stopa składki może wynosić od 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe. W przypadku zatrudnienia do 9 osób składka na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 1,67%.

Ubezpieczenie chorobowe

Ubezpieczenie chorobowe jako jedyne z ubezpieczeń społecznych jest dobrowolne. To pracownik decyduje, czy chce, żeby opłacano za niego ubezpieczenie chorobowe. Dzięki temu ubezpieczeniu może korzystać z zasiłków w czasie, gdy jest niezdolny o pracy. Najczęściej oznacza to, że w czasie choroby ZUS wypłaci pracownikowi świadczenie. Oprócz zasiłku chorobowego to ubezpieczenie uprawnia także do zasiłku macierzyńskiego.

W 2023 roku ubezpieczenie chorobowe wynosi 2,45% podstawy.

Ubezpieczenie zdrowotne

Kolejna składowa kosztów zatrudnienia pracownika to ubezpieczenie zdrowotne. Nie można go uniknąć, ponieważ jest obowiązkowe w przypadku zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę. Sposób naliczania składki zdrowotnej został zmieniony od 1 stycznia 2022 roku. Wcześniej podstawę stanowiła zadeklarowana kwota, która jednak nie mogła być niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Obecnie wynosi 9% wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, ale opłaca ją pracownik, a nie pracodawca.

Nie należy mylić ubezpieczenia zdrowotnego i chorobowego. To pierwsze jest obowiązkowe, drugie – nie. Pierwsze pozwala korzystać z opieki medycznej w ramach refundacji NFZ, natomiast ubezpieczenie chorobowe pozwala na wypłatę różnych zasiłków.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to nowa zachęta dla pracowników, żeby odkładać dodatkowe pieniądze na przyszłą emeryturę. PPK nie jest obowiązkowe, ale do rezygnacji z tego rozwiązania konieczne jest złożenie przez pracownika odpowiedniej deklaracji. Pracownicze Plany Kapitałowe są kosztem zatrudnienia dla pracodawcy. Co prawda pracownik wpłaca na PPK co najmniej 2% swojego wynagrodzenia, ale pracodawca również musi się dorzucić do składki – wpłaca co najmniej 1,5% wynagrodzenia pracownika, a maksymalnie może to być 4%.

Inne koszty związane z zatrudnianiem pracownika

Koszt zatrudnienia pracownika to nie tylko składki ZUS finansowane przez pracodawcę, ale i opłaty wynikające z obowiązującego prawa. Należą do nich:

• opłaty szkoleń BHP;
• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych;
• koszty związane z rekrutacją;
• opłacenie wstępnych i okresowych badań lekarskich;
• koszt wynagrodzenia chorobowego;
• wypłata wynagrodzenia za czas płatnego urlopu wypoczynkowego;
• wynagrodzenie za okres, gdy pracownik nie świadczył pracy, ale nie działo się to z jego winy.

Ponadto do tego mogą dojść dodatkowe koszty, charakterystyczne dla danego zakładu pracy, np. zapewnienie posiłku regeneracyjnego, a także różnego rodzaju benefity, np. ubezpieczenie grupowe dla pracowników, abonamenty medyczne.

Podstawa wymiaru składek pracownika – jak obliczać wysokość składki?

Przy zatrudnieniu pracownika trzeba wziąć pod uwagę kwotę, która stanie się podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika. Inaczej to kwota, od której oblicza się procentowo wysokość składki. Ta kwota to po prostu wynagrodzenie brutto ze wszystkimi dodatkami. Nie wlicza się jednak do tego wynagrodzenia chorobowego, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego i świadczenia rehabilitacyjnego.

Należy jednak zwrócić uwagę, że czasami wynagrodzenie nie jest wcale określane kwotowo, ale w inny sposób. Najczęściej to prowizja, stawka godzinowa itp. W takim przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne określa się poprzez zadeklarowanie kwoty. Nie może być ona jednak niższa niż kwota przy minimalnym wynagrodzeniu.

Obowiązuje limit 30-krotności przy płaceniu składek ZUS emerytalnych i rentowych (pozostałych nie obejmuje ten limit). Wymiar tych składek nie może być wyższy od kwoty 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2023 roku to 208 050 zł.

Składki ZUS obciążające pracodawcę

Wyliczenie kosztów zatrudnienia pracownika w 2023 roku – koszty, które ponosi pracodawca:

• składka emerytalna – 9,76%;
• składka rentowa – 6,50%;
• składka wypadkowa – od 0,67% do 3,33%;
• składka na Fundusz Pracy – 2,45%;
• składka na FGŚP – 0,10%.

Składki ZUS finansowane przez pracownika

Składki ZUS obciążające pracodawcę to jedna kwestia, ale nie można zapominać, że pracownik zatrudniony na umowę o pracę sam również finansuje część składek ZUS:

• składka emerytalna – 9,76%;
• składka rentowa – 1,50%;
• składka zdrowotna – 9%;
• składka chorobowa – 2,45%.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika a wynagrodzenie minimalne

W 2023 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 3490 zł (wynagrodzenie brutto), a minimalna stawka godzinowa to 22,80 zł. Należy zauważyć, że od 1 lipca 2023 roku minimalne wynagrodzenie brutto wzrośnie do 3600 zł, a stawka godzinowa – do 23,50 zł.

Jaki jest koszt zatrudnienia pracownika przy wynagrodzeniu minimalnym? Z własnych środków pracodawca będzie musiał dopłacić kwotę 714,75 zł do takiej pensji, na co składają się:

• składka emerytalna – 340,62 zł;
• składka rentowa – 226,85 zł;
• składka wypadkowa – co najmniej 58,28 zł;
• składka na Fundusz Pracy – 85,51 zł;
• składka na FGŚP – 3,49 zł.

To wszystko oznacza, że przy pensji minimalnej brutto 3490 zł, koszty zatrudnienia pracownika co miesiąc wyniosą 4204,75 zł.

Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie?

W przypadku zatrudnienia na umowę zlecenie nie można zapłacić pracownikowi mniej, niż wynosi minimalna stawka godzinowa. Przy zatrudnieniu pracownika na taką umowę generowane są także dodatkowe koszty, ale ostatecznie zależą od sytuacji samego pracownika:

• gdy umowa zlecenie to jedyne źródło dochodu pracownika – pracodawca płaci wynagrodzenie brutto oraz składki ZUS: emerytalna, rentową, Fundusz Pracy, FGŚP;
• osoba ma co najmniej dwie umowy zlecenie – całkowity koszt wynagrodzenia ponoszonego przez pracodawcę to będzie często tylko wynagrodzenie brutto. Wszystko dlatego, że gdy suma kwot wynagrodzenia z umów zleceń przekroczy pensję minimalną na dany rok, wtedy od kolejnej umowy płacona jest jedynie składka zdrowotna;
• emeryt mający umowę zlecenie – koszty zatrudnienia pracownika to wynagrodzenie brutto i ubezpieczenie społeczne;
• gdy osoba pracuje na umowę zlecenie, ale ma też umowę o pracę w innej firmie – koszt pracodawcy to tylko wynagrodzenie brutto;
• student do 26. roku życia – koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto.

Umowa o dzieło – jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika?

W przypadku umów o dzieło sytuacja jest o wiele prostsza. Takie umowy z reguły nie są objęte obowiązkiem ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Jednak są także wyjątki. Pracodawca będzie zmuszony do odprowadzenia składek ZUS od umowy o dzieło, gdy zostanie ona zawarta z własnym pracownikiem (umowa o pracę). Wtedy przychód z umowy o dzieło jest doliczany do przychodu umowy o pracę i od tego są opłacane odpowiednie składki.

Całkowity koszt wynagrodzenia, jaki musi ponieść pracodawca, to nie tylko pensja pracownika pomniejszona o zaliczkę na podatek dochodowy. Koszty zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę i innych umów obejmują także składki na ubezpieczenia społeczne oraz inne opłaty jak szkolenia BHP czy badania lekarskie. Planując zatrudnienie nowego pracownika, pracodawca musi wziąć pod uwagę wszystkie te okoliczności i dokładnie oszacować wydatki związane z pracownikiem.

Podsumowanie:

• Całkowity koszt zatrudnienia pracownika zależy od rodzaju zawartej umowy. Największe koszty poniosą przedsiębiorcy zatrudniający na podstawie umowy o pracę, z kolej najmniej opłat będzie musiał dokonać pracodawca w przypadku zatrudnienia na umowę o dzieło.
• W 2023 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 3490 zł brutto miesięcznie. Minimalna stawka godzinowa to 22,80 zł.

Źródła:

[1]: https://forsal.pl/praca/wynagrodzenia/artykuly/8613356,polska-koszty-zatrudnienia-w-gore-o-ponad-13-proc-eurostat.html

[2]: https://www.bankier.pl/wiadomosc/Przecietne-wynagrodzenie-i-zatrudnieniepazdziernik-2022-8443773.html